工作记录管理标准作业程序

荆州市盛智物业管理有限公司投资广场管理处程序文件文件编号SZPM-IP-P&P-版本号VER：1.0修订日期2003/10/8工作记录管理标准作业程序页次1.0目的规范各类工作记录的管理工作，确保工作记录的有效性。2.0、适用范围适用于物业管理处服务工作中各种规定记录的管理工作。3.0职责3.1公司品质部负责对各类记录的编制、编码、使用、保存进行审核和实施检查、监督。3.2各部门和记录的填写人员应遵守本规程关于记录控制的规定和要求。4.0程序要点4.1记录的作用4.1.1证据的作用：为体系、过程、活动是否符合规定提供证据。4.1.2分析的作用：为分析过程虽否在受控状态提供分析的信息、数据和资料。4.1.3追溯的作用：为追溯过程的实施和结果提供追溯。4.2记录的形式和来源4.2.1公司形成记录的形式有，但不限于：A、质量体系文件规定、设计并要求填写的格式记录；B、凡需填写、编制、绘制的凭证、单据、台账、清单、签收单、计划、登记表、措施卡、卡片、证件、图表、报告等规定格式形成的记录。4.2.2分供方提供的记录4.3记录形成的要求4.3.1应使用规定的记录格式。4.3.2应由规定的人填制。4.3.3填写应及时、准确、完整、清晰。4.3.4记录有要求时应按规定履行编制、审核、批准手续。4.4记录的标识4.4.1记录由记录的名称和记录的编号及版本与标识予以识别。记录的编码和版本号执行《质量体系文件编码管理标准作业程序》的相关规定。4.4.2具有追溯作用的记录应编录应编制记录的编号（No）。4.5记录的收集4.5.1记录应按下列要求进行收集：A、记录填写、编制部门收集；B、记录接收部门收集；C、记录归口管理部门收集。4.5.2记录收集时间：A、连续收集；B、按月、季、年集中收集。4.6记录的编目品质部负责编制公司及各部门使用的《工作记录清单》，按受控文件下发各部门，作为使用、形成质量记录的依据。《工作记录清单》应随记录的增删，表格的更改而更改，以保持其与实际的一致性。编目更改的实施执行《文件和资料管理标准作业程序》的相应规定。4.7记录的查阅4.7.1记录应按规定的