WI-WY-016文件、档案资料管理规程

编号：WI-WY-016文件、档案资料管理规程修改状态：1页码：第1页共3页1目的规范公司档案资料的管理工作。2适用范围适用于公司所有档案资料的管理工作。3职责3.1综合部负责公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作，并保存公司在管理服务活动中形成的各类档案。3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。3.3公司经理负责上报公司文件、对外公开文件的发放审批工作。3.4公司经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。4实施程序4.1归档保存的文件4.1.1公司在管理服务或公务活动中形成的工作计划、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。4.1.3在专门业务活动中形成的各种档案，如：会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。4.2文件、资料归档的要求。4.2.1归档的文件资料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家标准。4.2.2归档的文件材料要完整齐全。4.2.3每类建设工程竣工必须有兼职资料档案管理员参加，对其文件材料（含有关图纸等）完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收。4.2.4保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编号。4.2.5案卷题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限。4.3档案资料的保管。4.3.1所有档案资料均由资料管理员管理。4.3.2存放档案必须有专用柜架，在排列上架时，应按照类别和保管部门的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。4.3.3底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库时，要认真检查其修改、补充情况，并在档案资料盒内的面层上注明修改情况。4.3.4存入胶片、照片、录像带、软盘、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒，按编号顺序排列在胶片柜或防火资料柜内。必要时采取复制、拷贝。4.3.5每年一季度，对上一年度的各种资料档案进行归档，并对库藏档案进行清理核对和质量检查工作，做到完好、齐全。对破损或载体变质档案，要及时进行修补和