文书、档案、资料管理办法

重庆新龙湖物业管理有限公司质量体系文件文件编号：XZ-33版本号：C修改状态：生效日期：2004年2月1日文书、档案、资料管理办法1.0目的:方便资料查阅，完善记录档案。是事件有源可查。2.0适用范围物业公司的各种资料、档案。3.0管理内容3.1文件和资料的分类——质量体系文件（质量手册、物业管理方案、程序文件、作业文件、质量记录）——文书档案(国家有关物业管理行业的法规、条例、通知、来往单位文件等)——其它资料的分类（业主档案资料、书刊、声像类、专业性资料等）3.2文书档案管理——上级机关、来往单位发来的文件，由行政部在《收文薄》登记，送经理阅转，并送有关部门传阅，阅者签署姓名后送回行政部存档。——外来信件，写明领导人亲收或写明领导人姓名的由受文领导拆阅后，若需保存再退回行政部登记处理《信函收存登记表》指明存往何处。——以公司名义的发文，由承办部门起草，行政部核稿，编文号、经理签发，然后安排打印，文件类应登记在《发文簿》，信函类的登记与收据或收件人签名应记录在《信函寄发登记表》上，以便查询。——电脑资料的存贮和查找参见《电脑资料存贮说明》(附录)。3.3其他资料管理——行政部将需要归档的文件、信件、合同等立卷归档，并登记、整理、编写检索目录,具体办理参见相关细则如《业主档案的管理办法》等。——定期收集整理档案资料，收留各部门归档的资料、图纸、批文、合同等。任何个人不得自行私藏资料，如确有需要，可随时在行政部进行查阅。——档案资料一般不借出，若特殊情况需借出须经经理同意，完善登记手续后方可借阅。——借阅资料档案必须妥善保管，注意保密，不得遗失、拆散、调换、污损。档案资料借阅时间原则上不得超过七天，在规定时间内使用人应及时归还，如因保管不善造成档案资料的遗失，将视情节轻重，处以50—300元罚款。——公司所订阅的报刊、杂志由行政部统一收取，并摘印当日重要信息供相关部门人员参阅。报刊剪报工作，由公司文员负责，每月完成上月报刊上有关信息、资料的收集、整理及传阅。——由行政部统一收取专业类杂志并提醒相关部门主管借阅，非专业