4.2.3-Z02文件资料管理程序

天津万科物业管理有限公司程序文件编号TJVKWY4.2.3-Z02名称文件资料管理程序版本A/1第1页共4页编制底娜更改底娜审核刘文华批准田佐平生效期2005年7月18日1.目的规范公司和各管理处/部门文件资料的管理，确保文件资料处于受控状态。2.范围适用于公司各管理处/部门文件资料的管理。3、定义无4.职责部门/岗位工作职责频次/时间总经理审批公司红头文件，必要时对各管理处/部门收到的外来公文提出处理意见。1个工作日分管负责人必要时对分管管理处、部门收到的外来公文提出处理意见。1个工作日管理处/部门负责人审批以本管理处/部门名义发布的文件。对本管理处/部门收到的外来公文提出处理意见。及时经办人员编制需发布的文件、办理文件规定的相关事项。及时文件管理员文件的管理、控制。及时办公室负责对物业公司级行政文件、其他文件、外来公文的管理、控制及时5.方法及过程控制5.1文件的分类5.1.1行政文件：公司级人事任免、奖惩决定、对内外发文等以红头文件形式发布，公司日常往来函、公司级会议纪要、管理处/部门级行政文件以非红头文件形式发布。5.1.2业务文件：包括各类管理制度、组织架构、职务说明书等。5.1.3其他文件：包括新闻稿件、宣传海报等（不需编号）。5.1.4外来文件：包括外来公文和外来标准/法规。外来公文指政府部门、上级公司下发的公文。外来标准/法规指政府部门制定的与公司业务有关的各种行业标准、管理/技术标准、法律法规；上级公司下发的各种管理制度等。5.2文件的编码及格式5.2.1公司级行政文件编号方法为：物总字【年度】序号，序号为三位数。须经办公室审批、统一管理。红头文件格式如下：红色文件头编号（小四宋体）文件名称（小二号黑体、加粗）文件内容（小四号宋体）签署人（四号宋体）（小四号宋体）天津万科物业管理有限公司（小四号宋体，中文数字）二○○五年六月七日5.2.2部门级行政文件编号方法为：部门/管理处简称【年度】序号，序号为三位数。部门/管理处简称如