【参考】电子档案管理管理办法

欢迎阅读欢迎阅读电子档案管理制度一、总则?1、为加强公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用电子档案，为公司发展服务，特制定本制度。2、公司电子档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史电子文件记录。3、各部门及各项目承办人员应保证项目及相关文件的系统完整(各种附件一律不准抽存)，项目结案后及时归档。4、工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。二、归档范围?1、公司资料：规章制度、资质证书、宣传资料、合同档案等资料。2、技术资料：设计规范、产品施工图、项目资料。3、模板资料：文字类、图纸类及程序类资料。?4、学习资料：读书、技能及拓展学习资料。?三、文件材料的收集管理?1、公司指定专人负责电子档案的管理。2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，严格按照本制度的“文件分类及编号方法”进行分类、编号，每周一上午将上周文件资料交管理负责人进行归档储存。3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，会议文件由行政部收集。四、归档要求(一)文件的登记1、归档前应由文件形成部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A表A.1)。2、归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页(见附录B的表B.1)，以各文件夹为单位填写续页(见附录B的表B.2)。3、电子文件登记表为树式链接，在上级电子文件登记表中建立链接，通过鼠标点击可查看下级电子文件登记表。4、电子文件登记表应与电子文件同时保存。(二)文件分类及编号方法1、档案管理负责人按照“附录C”对文件进行分类。2、电子文件稿本代码：M(manuscript)—草稿性电子文件；U(unofficial)—非正式电子文件；F(formal)—正式电子文件。3、电子文件类别代码：T（text）—文本文件；I（image）—图像文件；C（chart）—图形文件；V（video）—影像文件；A（acoustical）—声音文件；H(hyper